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コミュニケーションスピードの改革

生産性の高い会社の特徴
 
日々色々な会社を訪問していると、会社ごとのスピードの違いを強く感じるときがあります。
 
例えば社内への全体連絡であったり、出欠確認であったり、納期確認であったり、試作対応であったり、これらのやり取りがスピードが速い会社は数分で完了しています。
具体的な利用ツールとしてはチャットツールであったり、LINEであったりと様々ですが、スピードが遅い会社の特徴としてはこれらのツールをビジネスに使うという発想そのものが経営者に無いケースが多いと感じます。
 
敢えて強く言えば、電話とメールしかコミュニケーションとして使っていない会社は大きくスピードを高める余地があると思っています。
 
例えば電話を取り上げると、現場に電話を掛けた場合、取り次ぐ人、作業中の現場の人の手を止めてしまいます。
時間的にはわずかですが、この見えない部分のコストは積み重なると大きく積みあがってしまいます。
 
電話というツールが問題なのではなく、固定電話を置くしかなかった時代と今を比較すれば、情報伝達の手段のバリエーションは驚くほど増えているということが重要なのです。
 
この10年でスマートフォンをはじめとした携帯端末、インターネット技術は異常とも言える進化を遂げています。これは好き嫌いではなく、止まることのない時代の流れですので、自社で活用しないという選択肢は無くなったとも言えるでしょう。
 
普段見るところ、取り組んでいる会社はかなり前から意欲的に進めているが、やっていない会社は15年前とほぼ変わらない形態で何も進めていません。この差はすでに大きく現れており、具体的にはQCDにも反映されています。
 
 
納期を30%縮めるには
 
生産における外段取りの削減は、受託型の製造業にとって非常に重要な命題の一つです。スピードが速い会社は、外段取りに入る前の前工程にあたる情報のやり取り、すなわち案件発生から各部門の調整時間が極めて早いことが挙げられます。これはそのままコミュニケーションのスピードの違いです。
 
ある会社では現場と営業間の情報のやり取りにLINEを使っています。現場担当者にWifiでつながった端末を持たせ、営業が出先から即時で納期確認や各種調整を行っているのです。
当初は有志でLINEが便利なため使いだしたようですが、今は会社として使用するようになっています。伴って平均納期も半日以上短くなったと言います。
 
極端に言えば、商談の最初で条件を洗い出し、現場に伝え、商談終了時には見積もりと納期掲示がすでに終わっている、という状況も作ることができます。「現場に負担が掛かるのでは」という意見ももっともに思えますが、考えようによっては営業が帰ってきてから一気に案件相談を現場に持ち込むより負担は少ないと考えることもできます。問題は、「どうやってツールを活用するか」という点のみです。
 
そして案外こういう各種ツールは、現場では限定的に使用していることも珍しくありません。凡そこのような場合は管理職や経営者だけが「使いこなせないだろう」と判断されて除外されています。
携帯端末、PCに抵抗のないデジタルネイティブ世代の意見・協力を得ながら進めることが重要だと思います。
 
製造業で使えるツール
 
船井総研ではチャットワーク、Googleハングアウトといったチャットツールを業務で用いています。
このほか、Slackやサイボウズ等様々なサービスがありますが、これらのサービスはPC利用を前提としているものも多く、製造業の場合は現場が絡むため導入にあたっては注意が必要です。
 
現場におけるスピードを考えると、情報確認・レスポンスが携帯端末でスピーディーに行えることが必須条件になります。私もすべてのサービスを比較検討したわけではないですが、現状ではLINEが最も適しているように思います。
 
理由としては
 ①導入にあたってのハードルが極めて低い
 ②スマートフォンベースのサービスで現場で使いやすい
 ③既読確認等で情報伝達確認が容易(リアクションの工数減)
 ④セキュリティ、他サービスの連携が可能な法人向けサービスがある
 ⑤スタンプ等で返信のための思考時間が短くて済む
 
カジュアルなツールというイメージがありますが、一旦それは置いていただくと、現場向けの良いツールと思います。形態契約なしにWifiと端末(PCでもOK)があれば法人向けのプランは利用できるようで、導入コストも極めて安いです。
 
 
情報連絡を変える
 
 
「生産性の~」といったビジネス書を読むと、「やらないことを決める」「関わる人数を減らす」「優先順位を徹底する」等が書かれていますが、実際抜本的に業務を変えようとすると製造業の場合顧客へのサービス品質が落ちたり、よほどの経営判断が必要になったりすることが少なくありません。
 
もちろん上記のようなことは中長期的に進めていかなければならないことではありますが、コミュニケーションの手段とはまったく別のものです。
 
コミュニケーションの頻度とスピードを上げ、情報のやり取りの障壁を下げる、これだけで生産性は必ず上がります。

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