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『ふつうの会社』のペーパーレス化

 

ペーパーレスの流れについて
世の中では紙の印刷量は増え続けています。
これだけPCやスマートフォン、ソフトウェア等が進化、浸透しながらも、過去30年間で国内の印刷用紙の生産量は10%も減少していません。
世界全体では逆に増加しています。
ペーパーレス化はいろいろな箇所で聞かれるキーワードですが、実際のところほとんどの会社で進んでいないというのが実情ではないでしょうか。
紙はコストも安く、一覧性もよく、経年劣化にも比較的強いため、電子ペーパー等の技術革新があったとしても、
紙は一定領域で残り続けるでしょう。

 

個人的には、手帳、書籍あたりは電子化が進むとしても、最後まで紙を支持する層が残る領域だと思います。
これには理由もあり、なぜならパーソナルな領域の問題だからです。
物理的なメリット・デメリットに加え、心情的な事由を反映させやすい領域です。
しかしながらビジネスでは他者と関係することが必須です。

 

自分だけでなく他者の視点が入った時点で、ペーパーレス化は好き嫌いではなく、メリット・デメリット、生産性、効率性の問題となります。
「紙が好きだ」「慣れてるから紙の方が便利」「デジタルは使いこなせない」こういったコメントはペーパーレス化に対する正しい反論とはならないのです。

 

ビジネスでのクラウド利用
 
ではビジネス上の書類のやり取りはどういった形態で行われているでしょうか。

 

顧客、仕入れ先とのやり取りは自社の取り組みだけですぐにどうにかなるものでもないので、ワードやエクセル、パワーポイントを使わざるを得ないのは現実としてあります。

 

しかし社内においては別です。
取り組もうとすれば、すぐに取り組めることが色々あります。

 

「紙で書く」「上司・総務に提出する」「事務の担当者がシステムに打ち込む」こういったデータ入力工程は未だ多くの受託加工会社で見かけます。これをエクセル等でメールや社内サーバー共有でやっている会社もあります。
電子化されていることでコピーペーストや集計機能等で、かなり工数や活用法が違ってきます。
ただしファイルが行き交い、確認相手にファイルを受信、開く工数を発生させる点は注意です。

 

クラウドはGoogleやAmazon、セールスフォースといったサービスが出てきたころ、これらのサービスと不可分で成長してきた技術分野です。
社内にサーバーを置かずに、インターネットを経由してデータを保存・処理するため、イニシャルコストが安く、セキュリティが保たれ、インターネットがあればどこからでもアクセスできるのが特徴です。
各種業務において、これらの特徴は大きな便益をもたらします。

 

会社に戻らないと技術資料や過去図面が参照できない、経費精算ができない、生産管理システムやスケジューラ、設備稼働状況が分からない、こういったことはインターネットとクラウドの活用で解決が可能です。

 

意欲的な会社は、生産管理システムも率先してクラウド化を進めています。
営業のスピードと質を上げるためです。
こういった社内のインフラが整えば、相当数の時間の削減・効率化が可能です。
GoogleDriveやMicrosoftOnlineといった各サービスも使いこなしている会社は各情報や帳票の集計・確認時間を1/3~1/5に短縮しています。

 

クラウドストレージの活用

 

会議ともなれば人数分の資料を印刷準備し、かつ会議が終わればもうほとんど顧みられることがない、これらの工数・コストはどう捉えるべきでしょうか。
紙のファイルを何百枚もめくり、情報を探し、またコピーする、この時間コストはいかほどのものでしょうか。
IT企業を中心に、「書類をメール添付で送る」という文化は無くなりつつあります。
メールにせよFAXにせよ、自社から離れて社外へ出てしまったデータは自社で管理できなくなります。
 セキュリティの高い図面等は顧客とNDAを結ぶことも多いと思いますが、そういった重要なデータを社員がUSBで持ち出したり、外部サプライヤーが流出させるといったリスクはゼロにできません。
いったんデータが外部へ出てしまうとコントロールが効かなくなるという現実がありながら、それでもメールでPDF、FAXを送り続けるというのはリスクが高すぎる事態になったと思います。

 

 船井総研とお付き合いのある方は、ファイルがメール添付でなくクラウドストレージで送られてくることに気づいた方もいらっしゃるかもしれません。

 

今の主流は社内サーバーではなく、よりセキュリティの高いクラウドストレージ上に社内・社外向けデータを保管し、必要に応じて閲覧権限・共有権限を与える、というスタイルです。
つまり実際のファイルは相手のところへ送らずに、自社が管理するクラウド上へ、ファイルを見に来てもらう、という形態です。
そして見に来たファイルのダウンロードの許可、プレビューのみの許可といった権限付与を個別に行うことが可能です。
ファイルの誤送信や意図しない拡散を防ぐことができ、徐々に普及が進んでいます。

 

こういったサービスを使えば、会議の際も該当ファイルを共有するだけで、参加者はノートパソコンやタブレット、スマートフォンで資料を確認するだけです。
クラウドストレージには、たとえばGoogleDriveやOnedrive、BoxやDropboxといったサービスがあります。
いずれのものでも好きなものを検討されればいいかと思いますが、どういうことができるのか、一度触れてみることをお勧めします。

 

ペーパーレスについては一度にすべてを進めようとせずに、簡単なところから進めていくことをお勧めいたします。
一般論としては1年以内に使用するものは紙で置き、参照する頻度が低いものはデジタル化すべきといったガイドラインもあるようですが、こういったガイドラインはあまり気にせずに、自社の業務に合った内容で進めるべきと思います。

 

こういったサービスは横文字も多く、とっつきにくい点も多いですが、実際にできることはシンプルかつ効果的です。

 

ぜひご検討していただければと思います。

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